יום שבת, נובמבר 18, 2017
עמוד הבית » כנסים » ארגון כנסים בינלאומיים בעזרת אתרי הרשמה

ארגון כנסים בינלאומיים בעזרת אתרי הרשמה

 בעולם האקדמיה ובקהילה העסקית מקובל מאוד לקיים כנסים בינלאומיים; כנסים אלו הם הזדמנות מצוינת לחילופי רעיונות, קשירת קשרים אקדמאיים או עסקיים אשר יביאו לשיתוף פעולה בתחומי מחקר ובעסקים. כנסים בינלאומיים הם הזדמנות מצוינת לחלוק ידע וניסיון מקצועי בתחומים שונים על מנת לתרום לכלל החברה, למשל רופאים החולקים מניסיונם ומפתחים טכניקות חדשות להתמודדות עם מחלות. כל זה בפן המקצועי אך האמת שארגון כנס בינלאומי הוא נושא בפני עצמו וארגונו עלול להימשך מספר חודשים. בין ההכנות השונות שיש לעשות – לארגן מקום לקיום הכנס, לדאוג לאירוח עבור המשתתפים הבינלאומיים, שירותי איסוף משדה התעופה, תכנון ההרצאות ולוחות הזמנים בכנס ועוד פרטים רבים. לכל כנס ישנה רשימה של מוזמנים מן הסתם, אך מכיוון שמדובר בכנס בינלאומי יש צורך בתכנון מדויק ועל המוזמנים לאשר את השתתפותם. אחד האמצעים אשר עומדים לרשות מארגני כנסים בינלאומים הם אתרי הרשמה בעזרתם ניתן לנהל את כל תהליך ההזמנה של האורחים.

איך זה עובד?

ראשית כל יש צורך ברשימת מוזמנים, בדרך כל יוזמי הכנס הם אלו שנותנים את ההוראה את מי להזמין ואח"כ המארגנים מטפלים בצדדים הלוגיסטיים של הכנס. יש לשלוח הזמנות עבור האנשים שאנו מעוניינים בהשתתפותם. ישנן הרבה אפשרויות איך להזמין אנשים לכנס אך מקובל ומכובד להזמין אנשים בהזמנה בכתב. אך הזמנת האנשים אינה מספיקה יש צורך באישור השתתפותם, זוהי בדיוק הנקודה בה נחלצים לעזרתכם אתרי הרשמה. יתכן שהזמנתם 2000 אנשים לכנס בינלאומי בירושלים, חלקם של המוזמנים מהארץ וחלקם מחו"ל. יתכן שמתוך 2000 המוזמנים יגיעו 300 ויתכן שיגיעו 1500. אתם חייבים שהמוזמנים יאשרו את השתתפותם, אחרת לא תדעו איזה גודל אולם את צריכים, כמה חדרים בבית מלון ואת מי לאסוף משדה התעופה.

כאשר אתם עובדים עם אתרי הרשמה אתם יכולים להפנות את המוזמנים לאתר בו הם מאשרים את השתתפותם. זה לא חייב להיות באמצעות האתר באופן ישיר, זה יכול להיות באמצעות שיחה למוקד שירות, משלוח מייל, פקס או SMS. לא משנה באיזו שיטה או שיטות תעבדו, בסופו של דבר הנתונים מוזנים לתוך מערכת ממוחשבת המאפשרת לעקוב אחר רשימת המוזמנים בצורה מסודרת.

מערכת ממוחשבת זו היא כלי רב עוצמה; יש ל תועלות רבות המסייעות בארגון האירוע וניתן להפיק ממנו בקלות דוחות לגבי המשתתפים באירוע. למשל אם אתם רוצים לדעת כמה משתתפים אישרו את השתתפותם וכמה לא נתנו תשובה, ככה אתם יכולים להוציא לפועל סבב הזמנות שני. או אולי תרצו לדעת כמה משתתפים מגיעים מקנדה וכמה מגיעים מצרפת. ניתן להפיק כל דוח שתרצו בעזרת אתרי הרשמה.

העבודה של אתרי הרשמה אינה מסתיימת אך ואר בהכנות לאירוע אלא גם באירוע עצמו. אתרי הרשמה משתלבים גם במערכות בקרת כניסה מכיוון שבעזרתן ניתן להכין רשימות משתתפים ולהדפיס תגי שם בהתאם.

השאר תגובה

האימייל שלך לא יפורסםהשדות הנחוצים מסומנים *

*

דפדף למעלה